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テレワークの進捗管理はカンバンツールで攻略する

 こんにちは。今回はテレワークにおける最強の進捗管理ツールとしてカンバンをご提案します。今までカンバンツールを使ったことない人もテレワークにおいては、必ず利用した方が良いと考えています。



テレワークの現状と問題

 最近は、コロナウイルス関連などでテレワークが盛んになってきています。

 テレワークでは、当然ながらチームメンバーが物理的に離れている状況で仕事を行うことになります。そのため、お互いがしっかり仕事をしているのか?進捗通りに作業が進んでいるのか?というところが把握しづらい問題が発生しています。

 また進捗状況を過度に心配した上司から頻繁な進捗確認があり、むしろ作業の進捗状況が落ちてしまっている問題があるなんて話もあります。

 このような問題を解決するのがカンバンツールです。


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カンバンツールとは?



 カンバンは、システム業界では昔から存在し、特に最近になりアジャイル開発が広がるとともに急速発展を見せている開発技法です。


 カンバンツールの強みは、各自の作業を可視化し、無駄なく各担当者に作業を割り振ることができることです。


  通常のカンバンツールでは、大きなホワイトボードや画用紙などを 「ToDo」、「Doing」、「Done」の3つの領域に分割します。

 「ToDO」はこれから作業するタスクのエリア。「Doing」 作業実施中のタスクのエリア。「Done」は作業完了したタスクのエリアです。


 このカンバンに各作業(タスク)を書き込んだ付箋を張り付けてゆきます。作業者事に付箋の色を変えるなどで誰の作業がわかりやすくする工夫もあります。最初は、全て「To DO」ですが、次第に「Doing」や「Done」に付箋(タスク)が移動することになります。


 カンバンツールの大きなメリットとしては、”一つのカンバンを全員で見ることで作業状況と全体感の共有ができること”です。

また管理者もカンバンも人目みれば作業状況を把握できるメリットがあります。

 一方で付箋=タスクであり、WBSと比べてタスクの前後関係は把握が難しいデメリットがあります。


WEB版カンバンツールはここがすごい

 先ほどはカンバンツールは、大きなホワイトボードや画用紙と言いました。これではテレワークで活用できないのでは?と思ったかもしれません。


 しかしだ丈夫です。最近はWEBサービスでとしてブラウザでカンバンを使えるサービスが増えています。例えば ”Trello” や ”Wrike”などです。

これらを使えばブラウザを通して遠隔地のメンバーとも作業を共有できます。


  WEBサービスのカンバンツールでは、ブラウザ上でカンバンを作成し、付箋(タスク)を使えます。もちろん色付けなども可能です。そして、タスクを「ToDO」から「Doing」などへ動かしたのもリアルタイムでメンバー全員共有可能です。


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 さらにWEB版のサービスでは、「作業予定時間」、「作業実績時間」、「作業の詳細」など付箋には書ききれないことを記載することができます。


 これを使えば遠隔地でも部下が作業予定時間をオーバーしているのか?問題が発生しているのか?を把握することができます。


(まとめ)テレワークをカンバンツールで管理する

 テレワークというお互いの作業場所が離れているがゆえに不安となる作業の進捗状況もカンバンツールを使えば”見える化”が可能です。

そのため、チームメンバー全体の作業を進めることが可能となり、上司目線からは各メンバーがどんな作業をしているのかも可能となり、無駄なコミュニケーションが不要となります。


特にWEB版のサービスでは、登録すればすぐに使用可能なものが多いので、突然のテレワーク開始にも充分耐えることができるものです。

 有料から無料までいろいろあるので何か一つでもお試しするのはいかがでしょうか?


(参考)

 WEBサービスは利用できない方向けにOSSでDocker上で動かすツールの構築方法をご紹介します。

 

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  • この記事を書いた人

marusuke1216

30代のシステムエンジニア。 インフラ関連の案件中に従事している。 資格は、ネットワークスペシャリスト、PMO等を保有。

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