【PMBOK】プロジェクト調達マネジメントとは？目的と概要を理解する。

こんにちは。今回は、プロジェク調達マネジメントの目的と概要をご説明します。プロジェク調達マネジメントは、原材料や機械など外部からものを調達する作業に対するマネジメント作業です。

さっそく目的から理解しましょう。

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プロジェクト調達マネジメントの目的

プロジェクト調達マネジメントの目的は、以下です。

目的

・プロジェクト調達マネジメントは、プロジェクト・サービス等を外部から購入または取得するためのプロセス。契約、発注書、SLAなど作成し、管理するために必要なマネジメント作業が含まれる。

プロジェクト調達マネジメントは、他の知識エリアお大きく違うところがあります。

それは、一つのプロジェクトの中で複数回実行される場合があることです。

例えばプロジェクトで製品Aを購入する場合は、製品Aを購入するためにプロジェクト調達マネジメントを計画・実行・監視コントロールします。別に製品Bが欲しくなったら、またプロジェクト調達マネジメントを計画・実行・監視コントロールします。

他のプロセスであればプロジェクト内で計画・実行・監視コントールの一巡の流れを一回のみですが、プロジェクト調達マネジメントはものを購入するために実施します。

プロジェクト調達マネジメントの作業は以下の通りです。

調達マネジメントの特徴として、調達にあたっては法律・契約の専門知識が必要となります。そのため、プロジェクトにおいては、専門の部署メンバー等に調達を依頼するケースが多いです。

さぁ個々のプロセスを見てみましょう。

リスクマネジメントの計画は、主にプロジェクトマネジメント計画書の別紙である「調達マネジメント計画書」作るためのプロセスです。また調達に必要となる外部向け文書も作成します。

ここのプロセスでは、外部先に提案依頼を行うところまでがスコープです。

当然ですが、調達マネジメント計画を行う全体としては、プロジェクトのスコープや品質目標が確定している必要があります。これが決まっていないと調達できません。

また資源マネジメント計画で、どの資源を購入するのか決定済みである必要があります。

調達マネジメント計画書では、以下のような事項を記載します。あくまでも内部向けのマネジメント計画です。

外部向けには以下のようなドキュメントを作成します。

さらに外部業者の選定基準も定義します。「発注先選定基準」です。

場合によっては、内製化した方が良いケースもあるので、このプロセスで内外製決定も行います。

調達の実行プロセスでは、納入者から回答を受け、選定し、契約まで行います。

そのため、重要なインプットとして「納入候補からのプロポーザル」があります。

基本的な実施内容は、「入札説明会」と「発注先のデータ分析」です。これらを行って発注先を決めます。

そして、アウトプットとして、選定済みの納入者が誕生し、納入先との合意書を作成します。

なお、合意書には、一般的に「解約条項および裁判外紛争解決手続の仕組み」が含まれます。裁判しないでもめ事に決着をつける方法ですね。裁判はハードルがあるので、合意書としてこういったことまで記載します。

調達のコントロールは、調達先との関係をマネジメントします。契約がしっかり守られているか監視し、必要に応じて契約を是正し、契約の終結も行います。

基本的には、契約先のパフォーマンレビューという形で品質、資源、スケジュール、パフォーマンスを測定し、契約通りか確認します。またEVM分析を行うこともあります。

場合によっては、契約等で監査する権限を保有する場合、監査を実行うすることもあります。

このプロセスが他のコントロールプロセスと大きく違うのが、アウトプットとして「終結済み調達」があることです。完了した契約クローズすることです。

プロジェクトが発注先の成果物を全て検査し、すべての支払いを終えていることが条件となります。またクレーム等の問題が発生した場合も解決している必要があります。